Riigihangete läbiviimine kriisi ajal

COVID-19 epideemiaga ei tule tegeleda mitte ainult tervishoiu seisukohast, vaid see mõjutab ka hangete läbiviimist. Kuigi kriisi ajal on tavapärane hangete läbiviimine raskendatud ja riskantne, pakub hankeid puudutav seadusandlus ka mitmeid abinõusid, mis lubavad  hankijatel keerulistel aegadel olukorda arvestades ostusid sooritada.

Toome ära soovitused ja võimalused, mis võiksid aidata nii hankijad kui ka pakkujaid, et kriisi ajal hankeid läbi viies mõlemale poolele kasulike tulemusteni jõuda.

Kui hange on ajakriitiline

• Pange uusi riigihankeid läbi viies paika mõistlikud tähtajad. Hankijad saavad riigihangete  algatamisega aidata majandusel taastuda, lubades turuosalistel lepinguid võita ja finantsraskustega võidelda. Näiteks kui olete plaaninud alustada riigihanke menetlusega  2020. aasta sügisel, kaaluge, kas võiksite seda teha nüüd. Uurige, kas saaksite tähtaegu pakkumuste esitamiseks ja asutusesiseste arutelude pidamiseks võimalikult palju lühendada, et protsessi kiirendada.
• Käimasolevate hangete korral aga pikendage pakkumuste esitamise tähtaegu, kui see võib tuua lauale rohkem pakkumusi. Protsessi kiirendamine võib olla küll tihti soovitatav, kuid mõnes ärisektoris ei ole see hea, sest käimasolev kriis nõuab ettevõtete tähelepanu mujal. See omakorda võib panna hankija olukorda, kus tekib ebapiisav konkurents, mis võib tähendada kõrgemat ostuhinda.
• Kiirete juhtumite puhul lühendage tähtaegu tavapärasest enam seoses objektiivsete ja kiireloomuliste asjaoludega.
• Ülima hädavajaduse korral võib hankija kasutada väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlust, muutes protseduuri seaduse piires võimalikult lihtsaks ja tõhusaks. Tuleb aga meeles pidada, et see on kõige läbipaistmatum viis hangete tegemiseks, mis hõlmab endas riske. Seega tuleb kontrollida, kas sellise hankemenetluse kasutamine on seaduslikult põhjendatud ja pidada meeles, et hankijal lasub kohustus tõendada, et sellise menetluse kasutamine oli lubatud. Isegi kui teil on väga kiire, püüdke tagada, et kõik vajalikud dokumendid oleksid nõuetekohaselt vormistatud.

Lätis: Läti valitsus on lubanud mõnel isikul mitte rakendada riigihangete seadust  kaupade ja teenuste tellimisel, mis on vajalikud COVID-19 piiramiseks ja raviks ning kaugõppe läbiviimiseks.

Leedus: Alates 19. märtsist 2020 võib väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlust ükskõik mis piirmäära korral kasutada eriolukorra ajal/tõttu senisest palju paindlikumalt:

i) ilma tavapäraste protseduuriliste meetmeteta, nagu näiteks taotluste esitamine, esialgsed ja lõplikud pakkumused;
ii) ilma, et pakkujad peaksid järgima kõrvaldamise aluseid;
iii) ilma Riigihangete Ameti poolt hindamise kriteeriumitele seatud kohustuslike nõueteta;
iv) ilma teiste protseduurideta, mis enne olid väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse puhul nõutavad.

Leedus: alates 19. märtsist 2020 ei pea hankijad enam kohaldama  kõrvaldamise aluseid, kui selle kaalub üles avalik huvi.

Kui vaja on erakorralist hoolsust

• Kvalifitseerimisnõuete täitmist ja kõrvaldamise alustele vastamist võib kontrollida  rohkem kui üks kord. See võib osutuda kasulikuks olukorras, kus hankijal on menetluse ajal kahtlusi, kas edukas või eeldatavalt  edukas pakkuja suudab lepingut täita. Võimalust tasub kasutada teenuste hangetel, kui COVID-19 kriisi mõjud võivad olla ettevõtte tegevusele sedavõrd negatiivsed, et võimalik pakkuja ei suuda lepingut täita isegi siis, kui enne näitas kontroll vastupidist.
• Kaaluge, millist mõju on kriis pakkujatele avaldanud ja arvestage seda edaspidiste menetluste kvalifitseerimistingimusi koostades, et need ei oleks ülemäärased.
• Püüdke võtta kasutusele kvalifitseerimise tingimused, mis näitavad täpsemalt, kuidas pakkuja suudab lepingut täita kriisi ajal, nt nõudes dokumente, mis tõestavad, et pakkuja käsutuses on lepingu täitmiseks vajalikud finantsvahendid.

Näiteks kui hankija nõuab teatud netokäivet, võib olla lihtne seda näidata 2017—2019 perioodi kohta, samas kui pakkuja praegune finantsolukord võib olla kriisi tõttu viimastest aastatest väga erinev.

Teisisõnu võib mineviku netokäibe näitamine viia hankija eksliku eelduseni, et pakkuja on usaldusväärne ja tal ei esine finantsraskusi, samas kui kriis võib olla pannud pakkuja olukorda, kus tal puuduvad lepingu täitmiseks vajalikud finantsvahendid. Seega olge järgneval kolmel aastal netokäibe kriteeriumi rakendamisel ettevaatlik.

Tõepärasema vaate saame, kui kasutame kvalifitseerimise tingimusena kohustuste ja varade suhet. Kõige täpsem kriteerium võib olla pangaväljavõte, mis näitab pakkuja käsutuses olevaid finantsvahendeid.

Lätis: Turvalisuse kaalutlustel viige riigihanke menetlus  läbi elektrooniliselt, isegi kui seadus seda eraldi ei nõua.

• Kui lepingupool väidab, et tal ei ole võimalik lepingut täita vääramatu jõu tõttu, peaks hankija selgitama, kas see on ka tegelikult nii. Selle tuvastamiseks peab ta esitama täpsemaid küsimusi selle kohta, mis täpselt lepingu täitmist takistab. Hirm võimetuse ees täita kohustusi tulevikus ei kujuta endast iseenesest vääramatut jõudu, samas kui piiride sulgemise tõttu riigipiirile veokisse kinni jäänud kaubad seda endast kujutavad. Kui hankija ei püüa selgitada välja töövõtjapoolse lepingu rikkumise täpseid põhjusi, võib see viia lepingu seadusevastase muutmiseni või seda võidakse sellisena tõlgendada.
• Hankija peaks pöörama erilist tähelepanu sellele, kas muuta COVID-19 mõju tõttu hankelepinguid, mida rahastatakse Euroopa Liidu struktuurifondidest. Lepingu ebaseaduslik muutmine võib viia projektirahastuse 25%-lise ja mõnel juhul isegi suurema vähendamiseni.

Paindlikud viisid paremate tulemuste saavutamiseks

• Kui teil on vajadus lepingut muuta, kaaluge selle tegemist ettenägematute asjaolude alusel, mis võib kriisiolukorras olla sobilik meede. Kaaluge, kas teil on üldse hädatarvidus lepingut muuta. Näiteks kui töövõtja teavitab hankijat lepingu rikkumisest vääramatu jõu tõttu, peetakse seda seaduslikuks lepingu rikkumise aluseks senikaua, kuni vääramatu jõud kestab. Sellisel juhul ei pea alati lepingut muutma.
• Väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlust võib kasutada ostude sooritamisel likvideerimisel olevalt ettevõttelt või pankrotihaldurilt. Hankijad peaksid olema avatud võimaluste osas hankida kaupu pankrotimenetluses olevatelt ettevõtetelt, sest nii saab tihtipeale soetada kaupu odavamalt ilma õiguslike riskideta.
• Pakkumustele seatud tagatiste nõudmine ei ole hankijale kohustuslik. Mõned ettevõtted võivad küll suuta hankemenetluses pakkumust esitada, kuid ei soovi oma vaba raha pikemaks ajaks tagatisena kinni panna. Iga sent maksab. Kui tagatiste nõudmine on kohustuslik (Leedus on selliseid juhtumeid), tasub kaaluda nõuete leevendamist.
• Kui edukaks osutunud pakkuja on pankrotis, likvideerimisel või tema äritegevus on peatatud, ei tähenda see kohustuslikku kõrvaldamist. Hankija võib siiski kaaluda, kas poleks mõttekas temaga lepingut sõlmida sõltuvalt lepingu iseloomust ja esemest. Kui hankija soetab hooldusvabu kaupu, mida on lihtne kohale toimetada, võib lepingupartner olla raskest olukorrast hoolimata siiski suuteline riskivabalt lepingut täitma. Samas kui tegemist on teenuste ostmisega, mida tuleb isiklikult osutada, on risk suurem ja pakkuja kõrvaldamine võib olla põhjendatud.
• Kui lepingu sõlmimine on hädavajalik ülekaalukast avalikust huvist tuleneval põhjusel, võib hankelepingu sõlmida ka pakkujaga, kes muidu oleks kõrvaldatud. Näiteks kui on tarvis kiiresti hankida ravimeid, kuid pakkujal on maksuvõlg, võib temaga siiski lepingu sõlmida, kui muud võimalused ravimit hankida puuduvad.
• Kommunikatsioon majandussektori ettevõtete ja hankijate vahel võimaldab avalikul sektoril teha paremaid ja informeeritumaid otsuseid. Pakkujad peaksid hankijatega ühendust võtma, et küsida pakkumuste esitamise tähtaegade pikendamist, eriti kriisis enim pihta saanud sektorites nagu transport, kus ettevõtetel pole piisavalt aega ega personali pakkumuste koostamiseks. Hankijad võivad ka ise pakkujatelt küsida, kas pakkumuste esitamise tähtaegade pikendamine oleks vajalik.

Riskid, mida peate teadma

• Kui hankija sõlmib lepingud kiiruga, ei pea ta sellepärast veel minema vastuollu riigihangete seadusega. Kui tegemist on ebaseadusliku otselepinguga, on konkurentidel õigus kuue kuu jooksul nõuda lepingu tühisuse tuvastamist.
• Ebaseaduslik lepingu muutmine võib viia ühepoolse lepingu lõpetamiseni hankija poolt.
• Edukaks osutunud pakkuja peaks olema ettevaatlik oma pakkumuse tagasivõtmisega, sest hankija võib nõuda kahju hüvitamist või tagatise kinni pidada.
• Hankija võib põhjendatud vajaduse korral kuulutada hanke kehtetuks. See vajadus võib kriisi ajal olla vägagi reaalne, samas peab hankemenetluse lõpetamist siiski põhjendama piisavate objektiivsete argumentidega. Kehtetuks tunnistamise  aluseks võivad olla kriisist tulenevad eelarvekärped, mis takistavad hankijal töövõtja ees oma kohustusi täita. Samas kriis ise ei ole piisav alus hanke kehtetuks tunnistamiseks.