COVID-19 protrūkis ne tik reikalauja visuomenės sveikatos sektoriaus atsako, bet taip pat turi pasekmių viešųjų pirkimų srityje. Nors ši krizė kelia daugybę rizikų ir kliūčių įprastai vykdomiems viešiesiems pirkimams, juos reglamentuojantys teisės aktai numato priemones, leidžiančias koreguoti viešųjų pirkimų tvarką neramiais laikotarpiais.

Šiame straipsnyje pateikiamos rekomendacijos gali padėti perkančiosioms organizacijoms ir viešųjų pirkimų dalyviams pasiekti abipusiškai naudingus viešųjų pirkimų rezultatus krizės metu.

Jei laikas yra ypač svarbus

  • Rekomenduojame nustatyti protingus terminus skelbiant naujus konkursus. Perkančiosios organizacijos gali padėti ekonomikai atsigauti inicijuodamos daugiau viešųjų pirkimų ir taip suteikdamos rinkos dalyviams galimybę pasirašyti sutartis, kurios padėtų sumažinti finansinį spaudimą. Pavyzdžiui, jei pirkimus planuojama pradėti 2020 m. rudenį, pagalvokite, ar jie galėtų būti pradėti dabar. Išsiaiškinkite, ar pasiūlymų pateikimo ir perkančiosios organizacijos vidaus svarstymų terminai galėtų būti kiek įmanoma sutrumpinti, taip supaprastinant procedūras.
  • Jei viešųjų pirkimų procedūra jau vyksta, pratęskite pasiūlymų pateikimo terminus, jei tai padeda pritraukti daugiau pasiūlymų. Nors kartais gali būti pageidautina pagreitinti procesą, kai kuriems verslo sektoriams toks sprendimas nėra tinkamas, nes esant dabartinei krizei reikia sutelkti dėmesį į kitas sritis. Dėl to perkančioji organizacija gali susidurti su situacija, kai nėra pakankamai konkurencijos, todėl kyla rizika pirkti didesnėmis kainomis.
  • Skubiais atvejais dėl objektyvių aplinkybių galite nustatyti terminus, kurie būtų trumpesni nei įprastas minimalus terminas.
  • Ypatingos skubos atvejais perkančioji organizacija gali pasinaudoti neskelbiamų derybų procedūra. Taikydama šią procedūrą, perkančioji organizacija gali vykdyti viešuosius pirkimus taip paprastai ir efektyviai, kiek tai leidžia įstatymai. Atkreipiame dėmesį, kad ši procedūra yra mažiausiai skaidri ir egzistuoja įvairios su ja susijusios rizikos. Todėl būtina įsitikinti, ar tokios procedūros taikymui yra teisinis pagrindas, taip pat svarbu atsiminti, kad perkančioji organizacija turi įrodyti, kad jai buvo leidžiama naudoti tokią procedūrą. Taigi net ir skubant svarbu užtikrinti, kad yra pasirūpinta visa reikalinga dokumentacija.
  • Latvijos ministrų kabinetas leido kai kuriems subjektams netaikyti Viešųjų pirkimų įstatymo perkant prekes ir paslaugas, reikalingas pažaboti ir gydyti COVID-19 bei užtikrinti nuotolinį mokymąsi.
  • Lietuvoje nuo 2020 m. kovo 19 d. neskelbiamų derybų procedūra gali būti naudojama daug lanksčiau esant ekstremaliai situacijai ar dėl su ekstremalia situacija susijusių priežasčių:
    • netaikant standartinių procedūrinių veiksmų, tokių kaip paraiškų pateikimas, pradiniai ir galutiniai pasiūlymai;
    • nereikalaujant iš dalyvių atitikti reikalavimus, susijusius su pašalinimo iš konkurso pagrindais;
    • nereikalaujant laikytis Viešųjų pirkimų tarnybos nustatytų privalomų reikalavimų dėl kainodaros elementų viešuosiuose pirkimuose;
    • netaikant kitų procedūrų.

Kai būtinas ypatingas atidumas

  • Kvalifikacijos ir pašalinimo pagrindai gali būti tikrinami keletą kartų. Tai gali būti naudinga, kai perkančioji organizacija procedūros metu abejoja, ar laimėjęs arba potencialiai laimėsiantis konkurso dalyvis pajėgs įvykdyti sutartį. Tai rekomenduojama perkant paslaugas, kai COVID-19 krizė galėjo turėti tokį neigiamą poveikį verslui, kad potencialus konkurso laimėtojas negalės įvykdyti sutarties, nors ankstesnio patikrinimo rezultatai buvo jam palankūs.
  • Atsižvelkite į krizės padarinius konkurso dalyviams nustatydami kvalifikacinius kriterijus būsimiems pirkimams, užtikrinkite, kad kriterijai nėra neįgyvendinami.
  • Apsvarstykite galimybę naudoti kvalifikacinius kriterijus, kurie tiksliau apibrėžia, kaip konkurso dalyvis gali įvykdyti sutartį krizės metu (pavyzdžiui, reikalaujant dokumentų, nurodančių, kad pasiūlymo teikėjas turi sutarties vykdymui reikalingas lėšas).
  • Pavyzdžiui, jei perkančioji organizacija reikalauja parodyti tam tikrą grynąją apyvartą, tai gali būti lengvai pasiekta 2017–2019 m., tačiau dėl esamos krizės dabartinė konkurso dalyvio finansinė padėtis gali stipriai skirtis nuo praėjusių metų.
  • Kitaip tariant, ankstesnių metų grynosios apyvartos duomenys perkančiąją organizaciją gali suklaidinti, kad pasiūlymo teikėjas yra finansiškai stabilus ir patikimas, tačiau iš tiesų dėl krizės konkurso dalyvis neturi finansinių galimybių įvykdyti sutartį. Į tai siūlome atsižvelgti ateinančius trejus metus naudojant grynosios apyvartos kvalifikacijos kriterijų.
  • Objektyviau vertinti leistų įsipareigojimų ir turto santykio kvalifikacinis kriterijus. Tiksliausias kriterijus galėtų būti banko sąskaitos išrašas, kuriame nurodomos pasiūlymo teikėjo turimos lėšos.
  • Latvijoje saugumo sumetimais pirkimo procedūros vykdomos elektroniniu būdu, net jei įstatymai to nereikalauja.
  • Jei konkurso laimėtojas teigia, kad sutarties negali įvykdyti dėl nenugalimos jėgos, perkančioji organizacija turėtų išsiaiškinti, ar tai yra tiesa. Rekomenduojame užduoti išsamesnius klausimus apie tai, kas būtent trukdo vykdyti sutartį. Baimė nesugebėti įvykdyti būsimų įsipareigojimų savaime nėra force majeure, o tai, kad prekės yra įstrigusios transporto priemonėje dėl to, kad uždaromos valstybių sienos, gali, priklausomai nuo individualios situacijos, būti laikoma force majore. Jei perkančioji organizacija neišnagrinės tikslių priežasčių, dėl kurių rangovas pažeidė sutartį, tai gali lemti neteisėtą (arba taip interpretuojamą) sutarties pakeitimą.
  • Perkančioji organizacija turėtų būti itin atidi spręsdama, ar pakeisti viešųjų pirkimų sutartis dėl COVID-19 įtakos, kai kalbama apie sutartis, kurios finansuojamos iš ES struktūrinių fondų. Dėl neteisėto sutarties pakeitimo projekto lėšos gali būti sumažintos 25 %, o kai kuriais atvejais dar labiau.

Lankstus požiūris padeda pasiekti geresnius rezultatus

  • Atsiradus poreikiui pakeisti sutartį, apsvarstykite galimybę atsižvelgti į nenumatytas aplinkybes. Krizės metu toks žingsnis galėtų būti tinkamas. Įvertinkite, ar apskritai reikia skubiai keisti sutartį. Pavyzdžiui, jei rangovas praneša perkančiajai organizacijai apie sutarties pažeidimą dėl force majeure, tai laikoma teisėtu pagrindu nevykdyti sutarties, kol tęsiasi force majeure. Tam ne visada reikia sutarties pakeitimo.
  • Neskelbiamų derybų procedūra gali būti taikoma perkant iš likviduojamos įmonės arba iš bankroto patikėtinio. Perkančiosios organizacijos turėtų apsvarstyti galimybę pirkti iš bankrutuojančių įmonių, nes iš jų galima įsigyti prekių už geresnę kainą, tačiau be teisinės rizikos.
  • Konkurso garantijų nustatymas nėra privalomas. Kai kurios bendrovės vis dar gali būti pajėgios teikti pasiūlymus konkurso tvarka, tačiau jos gali nenorėti rezervuoti laisvus pinigus kaip konkurso garantiją ilgesniam laikotarpiui. Kai konkurso garantijų nustatymas yra privalomas (kaip, pavyzdžiui, tam tikrais atvejais Lietuvoje), apsvarstykite galimybę jas nustatyti jas ne taip griežtai.
  • Jei laimėjęs dalyvis bankrutuoja, yra likviduojamas ar sustabdoma jo veikla, perkančioji organizacija vis tiek gali svarstyti, ar sudaryti su tokia įmone sutartį. Taigi, tai nereiškia automatiško pašalinimo iš konkurso. Perkančiosios organizacijos turėtų atsižvelgti į sutarties pobūdį ir objektą. Jei perkate prekes, kurioms nereikia priežiūros ir kurias lengva pristatyti, tuomet įmonės būklė kelia mažiau rizikos, nes ji vis tiek gali įvykdyti sutartį be rizikos. Bet jei perkate paslaugas, kurias reikia teikti asmeniškai, rizika išauga ir pašalinimas gali būti pateisinamas.
  • Jei sutartį yra būtina sudaryti siekiant užtikrinti svarbiausius bendruosius visuomenės interesus, viešojo pirkimo sutartis gali būti sudaryta ir su dalyviu, kuris galėtų būti atmestas remiantis privalomojo atmetimo pagrindais. Pavyzdžiui, jei iškilus skubiam vaistų poreikiui, konkurso dalyvis turi nesumokėtų mokesčių, su juo galima sudaryti sutartį, jei nėra kitų galimybių įsigyti reikalingus vaistus.
  • Verslo sektoriaus ir perkančiųjų organizacijų bendravimas suteikia galimybę viešiesiems subjektams priimti geresnius ir labiau informuotus sprendimus. Konkurso dalyviai turėtų kreiptis į perkančiąsias organizacijas, norėdami paprašyti pratęsti pasiūlymų pateikimo terminus, ypač tuose sektoriuose, kuriuos labiausiai paveikė krizė (pavyzdžiui, transporto sektorius) ir kuriems trūksta laiko arba darbuotojų pasiūlymų rengimui. Perkančiosios organizacijos taip pat gali klausti dalyvių, ar termino pratęsimas iš tiesų būtinas.

Rizikos, kurias būtina įvertinti

  • Perkančiajai organizacijai skubant sudaryti sutartis, svarbu atkreipti dėmesį, kad sutartys nebūtų sudarytos prieštaraujant viešųjų pirkimų įstatymams. Sudarius įstatymus pažeidžiančią sutartį, konkurentai turi 6 mėnesius pareikšti pretenzijas, siekiant pripažinti sutartį negaliojančia.
  • Dėl neteisėtų sutarties pakeitimų perkančioji organizacija gali vienašališkai nutraukti sutartį.
  • Konkursą laimėjęs dalyvis turėtų būti apdairus, jei nuspręstų atsiimti savo pasiūlymą, nes perkančioji organizacija gali nuspręsti reikalauti žalos atlyginimo arba atsisakyti grąžinti pasiūlymo garantiją.
  • Perkančioji organizacija, esant pateisinamam poreikiui, gali nutraukti pirkimą, tai yra ypač tikėtina krizės metu. Kita vertus, procedūros nutraukimo priežastys turi būti pagrįstos objektyviais ir pakankamais argumentais. Pavyzdžiui, tokia priežastimi galėtų būti laikomas su krize susijęs biudžeto sumažinimams, kuris neleistų įvykdyti perkančiosios organizacijos įsipareigojimų konkurso laimėtojui. Tačiau pati krizė nėra pakankamas pagrindas nutraukti viešąjį pirkimą.