Komercsabiedrībām ir tiesības pašām veidot savu lietu nomenklatūru, tostarp, ar retiem izņēmumiem, arī noteikt dokumentu glabāšanas laiku. Jautājums par autoratlīdzības līgumiem. Uzņēmuma līgumiem atbilstoši Civillikuma (CL) prasībām nav noteikts obligātais glabāšanas laiks, bet kā ir ar autoratlīdzības līgumiem? Vai tie, tāpat kā darba līgumi, jāglabā nenoteiktu laiku, vai arī uzņēmuma vadītājam ir jāizvērtē to glabāšanas laiks?

Likumā paredzēto pienākumu glabāt dokumentu noteiktu laiku nosaka gan grāmatvedības prasības, gan tas, vai dokumentam ir arhīviska vērtība. Autora līgumiem, to grozījumiem un reģistriem, ja tajos ir noteikta autora mantisko tiesību pāriešana, šāda vērtība ir. Var secināt, ka tādā gadījumā likums paredz speciālu glabāšana termiņu, proti, tie ir jāglabā pastāvīgi.

Lai rūpētos par nacionālo dokumentāro mantojumu, Latvijā ir pieņemts Arhīvu likums, ar kuru tiek regulēta dokumentu arhīviskās vērtības noteikšana, to glabāšanas noteikumi un personu pienākumi dokumentu pārvaldībā.

Lai nošķirtu, kuri dokumenti ir saglabājami, bet kuri nē, tiek noteikta dokumentu arhīviskā vērtība, proti, vai dokumentam ir informatīvs nozīmīgums un pierādījuma vērtība. Tas ir izvērtējams pēc dažādiem likumā noteiktiem kritērijiem, piemēram, ņemot vērā dokumenta izcelsmi un ārējās īpatnības, autora nozīmīgumu, tajā atspoguļoto notikumu raksturu, kā arī to, vai dokumentā ir ziņas par publiskās pārvaldes darbības vai valsts politikas veidošanu un īstenošanu.

Savukārt attiecībā uz atsevišķiem dokumentiem, kas saistīti ar personas darba vai dienesta gaitu un izglītību, normatīvajos aktos jau ir noteikta to arhīviskā vērtībā, kā arī paredzēts konkrēts glabāšanas ilgums. Šajā dokumentu kopumā ir iekļauti autora līgumi.

Autora mantisko attiecību pāriešana

Autortiesību likumā (AL) autora līguma definīcija nav noteikta, bet tas satur speciālus noteikumus autora līgumam par pasūtītu darbu, ko praksē dēvē arī par autora līgumu. Šāds līgums paredz, ka autoram jāizpilda viņam pasūtītais darbs personīgi saskaņā ar līguma noteikumiem un jānodod tas pasūtītājam izmantošanai līgumā noteiktajā termiņā un norādītajā kārtībā. Tomēr autoram kā darbu radītājam ir plašas iespējas slēgt dažāda veida līgumus par tā mantiskajām tiesībām. Ar autoriem var slēgt līgumu par autora mantisko tiesību atsavināšanu no jau radītiem darbiem vai saņemt atļauju tiesību izmantošanai uz laiku, kā arī noslēgt līgumu par pasūtījuma darba radīšanu. Visos šādos gadījumos notiek izmaiņas autora mantisko tiesību stāvoklī. Proti, no autora tās pāriet citai personai.

Saskaņā ar Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” 2.11. un 6.2.punktu autora līgumi, autora līgumu grozījumi un to reģistri, ja tajos ir noteikta autora mantisko attiecību pāriešana, ir personas darba gaitu apliecinoši dokumenti ar arhīvisko vērtību. Atbilstoši normatīvajiem aktiem tie ir jāglabā pastāvīgi. Pastāvīgi glabājams dokuments ir dokuments, kas saskaņā ar likumu glabājams mūžīgi.

Minētajos MK noteikumos Nr.690 ir lietots jēdziens “mantisko attiecību pāriešana”, nevis mantisko tiesību nodošana, ko satur AL. Sākotnēji šie noteikumi attiecās tikai uz valsts pārvaldes institūcijās noslēgtiem autora līgumiem, to grozījumiem un reģistriem, ja tajos ir noteikta autora mantisko attiecību pāreja. Kā skaidrots normatīvā akta anotācijā, valstij ir svarīgi saglabāt pierādījumus par tās mantiskajiem ieguldījumiem. Kā piemērs anotācijā ir minēta Latvijas simtgades atzīmēšana, kuras ietvaros tika noslēgti daudzi autoru līgumi, tāpēc var secināt, ka šis punkts attiecināms uz autora līgumiem, kuru rezultātā pasūtītājs iegūst tiesības darbu izmantot neatkarīgi no līgumā nodoto tiesību apjoma vai apstākļa, ka tiesības ir atsavinātas vai licencētas. Vēlāk ar noteikumu grozījumiem šis glabāšanas pienākums ticis attiecināts uz visiem šāda veida autoru līgumiem, ne tikai tiem, kas noslēgti ar valsts pārvaldes institūcijām.

Glabāšanas termiņš citiem līgumiem ar autoru

Lai arī lielākoties ar autoriem slēgtie līgumi nosaka darba mantiskās attiecības, teorētiski ir iespējama situācija, kurā ar autoru tiek noslēgts līgums, kas neparedz autora mantisko tiesību nodošanu vai neregulē pušu mantiskās attiecības. Šādi gadījumi ietver nodomu protokolus vai konfidencialitātes līgumus, kas slēgti pirms puses uzsāk sadarbību pie pasūtījuma darba izstrādes. Tomēr arī katrā šādā gadījumā ir atsevišķi jāizvērtē, vai līguma noteikumi neaptver mantisko attiecību jautājumus un vai šādi atsevišķi līgumi darba attiecību turpinājumā nekļūs par galvenā līguma neatņemamu sastāvdaļu. Jāņem vērā, ka ar autoriem kā ar saimnieciskās darbības veicējiem var tikt slēgti ne tikai autora līgumi, bet citi saistību tiesību līgumi.

Ja līgums nav atzīstams par autora mantisko attiecību pāriešanu apliecinošu, tad tā glabāšanas termiņam, ja vien konkrētajā situācijā nav piemērojams kāds izņēmums vai speciāls noteikums, ir piemērojami vispārējie noteikumi. Pirmkārt, atbilstoši Arhīva likuma 8.pantā minētajiem kritērijiem, ir jāizvērtē, vai līgumam ir arhīviskā vērtība un cik ilgi tas būtu jāglabā. Otrkārt, līguma glabāšanas termiņu nosaka tā darbības ilgums un noilgums. Balstoties uz CL 1895.pantu vispārējais saistību tiesību noilguma termiņu ir desmit gadi, taču, ja līgums slēgts starp komersantiem, no komercdarījuma izrietošie prasījumi noilgst triju gadu laikā, ja vien nav noteikts cits noilguma termiņš.

Tāpat, atbilstoši grāmatvedības prasībām un personas pienākumiem, kas saistīti ar nodokļu maksāšanu, var secināt, ka finansiālo un saimniecisko darbību ieņēmumus un izdevumus apliecinošos attaisnojuma dokumentus (t.sk. līgumus, ja tie pierāda saistību izcelšanos, kas ietekmē nodokļu apmēru) glabā līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu prasības par saimnieciskās un finansiālās darbības norises izsekojamību, bet ne mazāk kā piecus gadus (likums “Par nodokļiem un nodevām” 15. panta 1.daļas 4.punkts).

Tādējādi, lai noteiktu dokumenta obligāto glabāšanas termiņu, katrā konkrētā situācijā likuma prasības ir vērtējamas atkarībā no dokumenta satura.