Covid-19 pandēmijas dēļ izsludinātā ārkārtas situācija ir piespiedusi Tieslietu ministriju un Saeimu steidzamības kārtībā modernizēt Komerclikumu, paredzot tajā jaunus noteikumus par attālinātu dalību un balsošanu dalībnieku sapulcē. Grozījumi aptver gan SIA dalībnieku sapulces, gan AS akcionāru sapulces un stājās spēkā 2020. gada 22. martā. Rakstā jēdzieni “sabiedrība”, “dalībnieks” un “dalībnieku sapulce” ir lietoti gan attiecībā uz SIA, gan AS.
Jaunie noteikumi paredz vairākas iespējas, kā dalībnieks var piedalīties un balsot dalībnieku sapulcē, fiziski neierodoties uz sapulci:
1) balsojot pirms dalībnieku sapulces;
2) piedaloties un balsojot klātienē notiekošā dalībnieku sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus;
3) piedaloties un balsojot pilnīgi elektroniski notiekošā dalībnieku sapulcē (e-sapulcē).
Visos minētajos gadījumos dalībnieks ir pielīdzināts klātesošam dalībniekam un ierakstāms dalībnieku sarakstā, kas tiek sagatavots pirms sapulces atklāšanas (dalībnieku reģistrācija), un dalībnieka nodotās balsis ir ieskaitāmas balsojumos tieši tāpat, kā fiziski klātesošo dalībnieku balsis.
Dalībnieku e-sapulces un dalībnieka tiesības piedalīties un balsot elektroniski nedrīkst ierobežot citas dalībnieka tiesības, kas saistītas ar dalībnieku sapulcēm, piemēram, dalībniekam ir tiesības izteikties, uzdot jautājumus un iesaistīties diskusijās, dalībniekam ir tiesības likumā noteiktajos termiņos pirms sapulces iesniegt papildinājumus sapulces darba kārtībai un lēmumu projektus, dalībniekam ir tiesības apstrīdēt dalībnieku sapulces lēmumus. Attālināta dalība dalībnieku sapulcē ir organizējama, nodrošinot visas dalībnieka tiesības.
Balsošana pirms dalībnieku sapulces
Turpmāk ikviens dalībnieks savu balsojumu var nodot pirms dalībnieku sapulces neatkarīgi no dalībniekam piederošo balsu skaita vai citiem kritērijiem. Šīs tiesības nav arī jāparedz sabiedrības statūtos, un dalībniekiem nav jālūdz iespēja realizēt minētās tiesības.
Līdz ar jaunajiem noteikumiem visos paziņojumos par dalībnieku sapulces sasaukšanu ir obligāti jānorāda kārtība un termiņš, kādos dalībnieki var izmantot tiesības balsot pirms dalībnieku sapulces vai piedalīties, vai balsot dalībnieku sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, piemēram, norādot pasta vai e-pasta adresi, uz kuru balsojums ir nosūtāms, un sabiedrībā pastāvošās dalībnieku identifikācijas prasības.
Nododot balsojumu, dalībniekam ir jānodrošina, ka sabiedrība viņu spēs identificēt. Jaunie noteikumi neprecizē identifikācijas veidus. Normatīvie akti paredz divus gadījumus, kad parakstīts dokuments satur apliecinājumu par personas identitāti – notariāls apliecinājums vai drošs elektronisks paraksts, taču sabiedrība var ieviest arī citu kārtību, kā tā attālināti spēj identificēt savus dalībniekus.
Dalībnieka identifikācija praksē var radīt problēmas, jo notariāls apliecinājums ātruma un izmaksu ziņā nav efektīvākais risinājums un, atkarībā no valsts, tam vēl varētu būt nepieciešama apostille vai legalizācija, ārvalsts elektroniskie paraksti bieži vien neatbilst Latvijas normatīvo aktu prasībām, savukārt savas identifikācijas kārtības ieviešana var prasīt papildu resursus.
Dalībniekam arī jānodrošina, ka viņa balsojums sabiedrībā tiks saņemts vismaz iepriekšējā dienā pirms dalībnieku sapulces. Lai dalībnieks varētu būt drošs, ka sabiedrība viņa balsojumu ir saņēmusi un identifikācija ir bijusi veiksmīga, dalībnieks var lūgt sabiedrību apstiprināt balsojuma saņemšanu. Šādu lūgumu var izteikt vienlaicīgi ar balsojuma nosūtīšanu vai izteikt vēlāk. Dalībniekam būtu ieteicams savu balsojumu nodot ne ātrāk kā dienā, kad ir saņemta galīgā sapulces darba kārtība, jo pēc sākotnējā paziņojuma saņemšanas dalībnieku sapulces darba kārtība vēl var mainīties, piemēram, dalībniekiem iesniedzot darba kārtības papildinājumus.
Ja balsojums tomēr nav saņemts vai dalībnieku nevar identificēt, dalībnieks var piedalīties sapulcē personīgi, ar pārstāvja starpniecību vai izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Arī ja dalībnieks ir balsojis pirms sapulces, tas neliedz viņam ierasties uz sapulci klātienē vai piedalīties sapulcē izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus un attiecīgi arī piedalīties balsošanā sapulcē. Šādos gadījumos attiecīgā dalībnieka iepriekš nodotais balsojums būtu anulējams, un vērā ņemams sapulces laikā nodotais balsojums.
Dalība un balsošana dalībnieku sapulcē elektroniski
Turpmāk dalībnieku sapulces daļēji vai pilnībā var tikt noturētas attālināti, jeb izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Jaunie notiekumi nošķir pilnīgi elektroniskas dalībnieku sapulces (dalībnieku e-sapulces) no klātienē notiekošām sapulcēm, kurās dalībnieki savas tiesības var realizēt arī elektroniski.
Dalībnieka tiesības piedalīties un balsot klātienē notiekošā dalībnieku sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, var tikt realizētas trijos gadījumos:
1) valde pēc savas iniciatīvas piedāvā dalībniekiem šādu iespēju dalībai dalībnieku sapucē;
2) dalībnieki, kuri kopā pārstāv vismaz 20% no sabiedrības pamatkapitāla un statūti neparedz mazāku pārstāvības normu, pieprasa valdei nodrošināt šādu iespēju;
3) sabiedrības statūtos paredzot, ka jebkurā dalībnieku sapulcē ir jānodrošina attālinātas dalības un balsošanas iespēja.
Pirmajā un otrajā gadījumā valde ir tā, kas nosaka prasības dalībnieku identifikācijai un kārtību, kādā dalībnieki var izmantot tiesības piedalīties vai balsot dalībnieku sapulcē, savukārt trešajā gadījumā tas ir atstāts dalībnieku ziņā. Proti, vai nu statūtos nosaka, vai arī deleģē valdei noteikt prasības dalībnieku identifikācijai un kārtību, kādā dalībnieki var izmantot tiesības piedalīties un balsot dalībnieku sapulcē.
Minētajos gadījumos dalībnieku sapulce tiek organizēta klātienes formātā, proti, ir noteikta dalībnieku sapulces norises vieta, kur dalībnieki var ierasties un realizēt visas dalībnieku tiesības, kas saistītas ar dalībnieku sapulci, taču dalībniekam ir iespēja tai pieslēgties attālināti jeb izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Respektīvi, daļa no dalībniekiem sapulci var apmeklēt klātienē, bet daļa – attālināti, taču tā ir dalībnieka brīva izvēle, kādā veidā – klātienē vai attālināti, – dalībnieks piedalās un balso dalībnieku sapulcē.
Dalībnieku e-sapulces
Turpretī dalībnieku e-sapulces izslēdz dalībnieka tiesības ierasties uz sapulci klātienē un pēc būtības paredz dalībnieka pienākumu piedalīties un balsot sapulcē attālināti jeb izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus.
Dalībnieku e-sapulces var organizēt tikai, ja tas ir paredzēts sabiedrības statūtos – valde pēc savas iniciatīvas vai dalībnieku lūguma nav tiesīga dalībnieku sapulci organizēt tikai elektroniskā formātā.
Šādu statūtu grozījumu pieņemšanai ir nepieciešama visu balsstiesīgo dalībnieku piekrišana, lai aizsargātu mazākuma dalībniekus, neļaujot dalībnieku vairākumam noteikt tādu dalībnieku sapulces norises kārtību, kas potenciāli liedz kādam no dalībniekiem piedalīties dalībnieku sapulcē un realizēt savas tiesības. Savukārt prasību par dalībnieku e-sapulcēm var izslēgt no statūtiem ar kvalificētu balsu vairākumu, jo šāds statūtu grozījums paredz mazākus ierobežojumus dalībai dalībnieku sapulcē.
Ņemot vērā, ka dalībniekiem var būt vēlme un nepieciešamība atsevišķu jautājumu izlemšanai nodrošināt pilnvērtīgu diskusiju, tās noturēšana var būt efektīvāka, dalībniekiem tiekoties klātienē. Līdz ar to jaunie noteikumi neliedz dalībniekiem pašiem izlemt un vienoties par efektīvāko veidu, kā noturēt dalībnieku sapulces, un ļauj izvēlēties un savstarpēji kombinēt dažādus attālinātās dalības veidus. Attiecīgi, paredzot statūtos dalībnieku e-sapulces, ir iespējams noteikt, ka atsevišķi jautājumi, piemēram, būtiskākās izmaiņas sabiedrībā kā pamatkapitāla palielināšana, statūtu grozījumi, likvidācija, reorganizācija, var tikt pieņemti tikai klātienes sapulcēs, tajā skaitā, ar tiesībām piedalīties attālināti.
Informācija par dalībnieka tiesībām piedalīties un balsot, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, tajā skaitā, par dalībnieka tiesību realizāciju e-sapulcē, ir ietverama paziņojumā par dalībnieku sapulces sasaukšanu, norādot kārtību un termiņu, kā šīs tiesības realizēt.
Dalībnieku e-sapulces un dalībnieku tiesības piedalīties un balsot elektroniski neierobežo dalībnieka tiesības balsot pirms sapulces – tās ir nodrošināmas neatkarīgi no citiem veidiem, kas tiek piedāvāti dalībnieku attālinātai dalībai sapulcē.
