Likumiskais pienākums
Atbilstoši šībrīža likumu redakcijai, 2020. gada 1. janvārī visām privāto tiesību juridiskajām personām, tostarp Uzņēmumu reģistrā (UR) reģistrētiem komersantiem, biedrībām, nodibinājumiem, politiskajām partijām un citiem subjektiem, jābūt reģistrētai elektroniskajai adresei. Līdz 1. janvārim e-adreses izmantošana ir brīvprātīga, bet līdz ar jaunā gada iestāšanos tā jau būs obligāta. Šādi plānots nodrošināt drošu un ērtu oficiālo saziņu starp juridiskajām privātpersonām un valsts iestādēm, kurām e-adreses pastāv jau no 2018. gada 1. jūnija. Tāpat no 2020. gada plānots, ka e-adresi lietos tiesas, zvērināti tiesu izpildītāji un maksātnespējas administratori.
Tā vietā, lai valsts iestāde vai tiesa sūtītu uzņēmumam nozīmīgos dokumentus uz tā juridisko adresi, līdz ar e-adreses reģistrāciju visa informācijas apmaiņa šo personu starpā notiks slēgtas elektroniskās vides ietvaros.
Kā reģistrējama e-adrese
E-adresi visvieglāk definēt kā personas digitālo kontu portālā www.Latvija.lv. Šādu uzņēmuma kontu var atvērt tikai UR reģistrēta uzņēmuma paraksttiesīgā persona (valdes loceklis, prokūrists vai persona, kas pilnvarota pārstāvēt ārvalsts komersantu darbībās, kas saistītas ar filiāli), kurai jāveic šādi soļi:
- Portālā Latvija.lv jāatver sadaļu “E-adreses pieteikuma forma”, apakšsadaļu “Juridiskā persona”;
- Jāieiet portālā, izmantojot personas identifikācijas rīkus – personas apliecību (eID), drošu elektronisko parakstu vai mobilo lietotni “eParaksts mobile”;
- Jānorāda reģistrējamais uzņēmums, ļaujot sistēmai salīdzināt datus ar UR reģistrētajām pilnvarām;
- Parādīsies lapa, kurā norādīti galvenie e-adreses ieguvumi. Jāspiež uz “Izveidot e-adresi”;
- Lapā, kurā tiks attēlots e-adreses izveidošanas piekrišanas apliecinājums, jāievada sava e-pasta adrese, uz kuru tiks saņemta informatīva ziņa par ienākošu jaunu ziņojumu e-adresē. Ja persona vēlas saņemt paziņojumus par jauniem vai nenosūtītiem ziņojumiem uz savu e-pastu, tad jāatzīmē lodziņš zem ievadītās e-pasta adreses. Tad jāklikšķina uz “Izveidot e-adresi”;
- Lai apskatītu un pārvaldītu uzņēmuma e-adreses kontu, jāklikšķina uz “Doties uz saņemtajām ziņām”. Pie saņemtajiem ziņojumiem parādīsies apstiprinājums par veiksmīgu e-adreses izveidošanu.
Pēc veiksmīgas e-adreses izveides atbildīgā persona varēs piešķirt tiesības arī citām personām (piemēram, darbiniekiem) lietot sabiedrības e-adresi, tomēr tā vienmēr paliks kā galvenais e-adreses pārvaldnieks.
Gadījumā, ja tiek mainīta uzņēmuma valde, tas neiespaido e-adreses kontu. Līdz ar izmaiņu reģistrāciju valdes sastāvā UR vestajos reģistros, vecā valde vairs nevarēs pieslēgties e-adreses kontam, taču jaunā valde varēs pieslēgties caur fiziskās personas profilu, jo piekļūstot e-adreses kontam, notiek pārbaude, vai konkrētajai personai ir pārstāvības tiesības attiecīgajā uzņēmumā. Tomēr būtiski, ka praksē starp lēmuma par izmaiņām valdes sastāvā pieņemšanu un šo izmaiņu reģistrāciju komercreģistrā paiet zināms laiks, un līdz reģistrācijai piekļuve būs vēl vecajam valdes loceklim.
Ja citas personas būs pilnvarotas lietot e-adresi caur e-adreses piedāvāto pilnvaras izveidi, šīm personām paliks spēkā tiesības lietot e-adresi. Par e-adreses lietošanas tiesībām tālāk jau atbild jaunā valde, kas var atcelt šo pilnvarojumu.
Problēma: gadījums, kad uzņēmuma paraksttiesīgās personas ir tikai ārvalstnieki
Kā redzams šobrīd praksē, problēmas ar e-adreses reģistrāciju rodas brīdī, ja uzņēmuma visas paraksttiesīgās personas ir ārvalstu pilsoņi.
Ārvalstu pilsoņiem parasti nav eID kartes, jo tās saņemšanai personai jābūt reģistrētai Latvijas iedzīvotāju reģistrā. E-adresi nav iespējams reģistrēt arī ar ES prasībām atbilstošajiem citu valstu drošajiem elektroniskajiem parakstiem, kas parasti ļauj piekļūt citiem Latvija.lv pakalpojumiem. Tas nozīmē, ka šādiem uzņēmumiem nav pieejams neviens no e-adreses reģistrācijas variantiem. Kā informēja UR, šādi ir 6% uzņēmumu.
Šādā situācijā pašlaik nav pienācīga risinājuma. Būtu nesamērīgi prasīt ES pilsoņiem deklarēt dzīvesvietu Latvijā, vai trešo valstu pilsoņiem kārtot uzturēšanās atļaujas, tāpēc vien, ka viņi ir ievēlēti valdē, ir prokūristi, vai arī pārstāv ārvalsts komersantu ar filiāli saistītās darbībās, lai piekļūtu e-adrese kontam. Tāpat būtu nesamērīgi prasīt, lai uzņēmuma valdē tiktu ievēlēta vismaz viena persona, kas ir Latvijas rezidents.
Tas nozīmē, ka šobrīd juridiskajām personām, kuru valdēs ir tikai ārzemnieki, nav iespējams izveidot e-adresi un nepieciešams nogaidīt, vienlaikus turpinot vērst likumdevēja uzmanību uz šo problēmu.
Ko tad, ja e-adresi nav iespējams izveidot?
Likums pagaidām neparedz nekāda veida atbildību par e-adreses neieviešanu. Turklāt atbilstoši likumam, ja e-adrese nav aktivizēta, uz to arī valsts iestādes neko nesūta (jo nav jau adreses, uz ko sūtīt). Tas nozīmē, ka uzņēmumiem ir dots laiks lēnām izprast sev uzlikto pienākumu un tā īstenošanas iespējas.
Papildus tam, šobrīd publiski pieejamie dokumenti norāda, ka, iespējams, tiks pārcelts arī datums, ar kuru e-adreses lietošana būs obligāta. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija šobrīd steidzamības kārtībā virza uz Saeimu likumprojektu “Grozījumi Oficiālās elektroniskās adreses likumā”, kas paredz, ka reģistros reģistrētiem tiesību subjektiem jeb juridiskām privātpersonām oficiālās elektroniskās adreses izmantošana ir obligāta no 2023. gada. Aicinām sekot līdzi turpmākai informācijai saistībā ar e-adreses obligātas ieviešanas termiņiem.
Nenoliedzami, ka e-adrese ir efektīvs veids, kā sazināties ar valsti, neuzņemoties risku par nesaņemtām vēstulēm vai nepareizi norādītām adresēm. Papildus tam, līdz ar e-adreses aktivizāciju uzņēmumam katrā iesniegumā vairs nebūs jānorāda, ka tie vēlas turpināt saziņu elektroniski – šāds brīvu saziņu atbalstošs nosacījums būs saistošs automātiski. Visbeidzot, šādas sistēmas ietvaros ir pilnībā novērsts krāpniecības risks, jo ziņojumus nevarēs iesūtīt no ārpuses. Tādēļ vismaz uzņēmumiem, kuriem ir iespējams reģistrēt e-adresi bez problēmām, būtu ieteicams šo pienākumu izpildīt līdz 1. janvārim vai pat ātrāk.
