Raksta autors: Andis Burkevics, zvērināts advokāts, SIA “Sorianen ZAB” vadošais speciālists
Līdzautore: Hannelora Voiciša, SIA “ ZAB” jurista palīdze
Arvien biežāk darba attiecību vidē dokumenti tiek sagatavoti, nosūtīti un parakstīti elektroniski. Kuros darba tiesisko attiecību dokumentos ir obligāti nepieciešami pušu paraksti? Kurus dokumentus var nosūtīt elektroniski bez paraksta? Kādas var būt sekas gadījumos, ja paraksta nav? Atbildes uz šiem un citiem jautājumiem tiks sniegtas rakstā, šoreiz koncentrējoties uz elektroniskajiem dokumentiem darba attiecībās.
Kas ir elektroniskie dokumenti?
Elektroniskā dokumenta jēdziens atrodams Elektronisko dokumentu likuma (EDL) 1.panta 1.daļas 3.punktā, kas sniedz atsauci uz regulu 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū. Regulas 910/2014 3.panta 35.punktā ir noteikts, ka elektroniskais dokuments ir jebkāds saturs, kas tiek glabāts elektroniskā formātā, jo īpaši teksta vai skaņas, vizuāls vai audiovizuāls ieraksts. Līdz ar to elektroniski nosūtāms dokuments ir tāds dokuments, kas atrodas kādā elektroniskā ierīcē iepriekš minētajos formātos.
Kam jābūt iekļautam elektroniskajā dokumentā?
EDL 3.panta 1.daļā ir noteikts, ka prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām: tam ir visi nepieciešamie elektroniskā dokumenta rekvizīti. Tas nozīmē, ka dokumentam tiek piešķirts juridiskais spēks, ja tajā tiek iekļauti visi obligātie rekvizīti. Tie ir uzskaitīti Dokumentu juridiskā spēka likuma (DJSL) 4.pantā, un tiem jābūt ietvertiem dokumentos, neskatoties uz to, vai tie ir elektroniskie dokumenti vai dokumenti papīra veidā. Viens no norādītajiem rekvizītiem ir paraksts.
Vienlaikus DJSL 4.panta 1.daļas 3.punktā ir norāde “izņemot likumā paredzētus gadījumus”.Tas, cita starpā, nozīmē, ka ir likumā nostiprināti gadījumi, kad šāds paraksts nav nepieciešams, lai dokumentam tomēr piešķirtu juridisko spēku. Tāpat likumā nav doti izņēmumi, kad var nebūt paraksta kā viena no obligātajiem rekvizītiem dokumenta juridiskā spēkā piešķiršanai, tomēr izņēmumi var būt noteikti arī citos likumos.
Elektroniskie dokumenti darba attiecībās
Darba līgums
Svarīgākais dokuments darba attiecībās ir darba līgums, ar kuru tiek nodibinātas darba tiesiskās attiecības starp darba devēju un darbinieku un ko regulē Darba likums (DL). Darba līguma noslēgšanas kārtība noteikta DL 40.panta 1.daļā, kur noteikts, ka darba līgums slēdzams rakstveidā pirms darba uzsākšanas, savukārt šā panta 2.daļā noteikts, kam jābūt norādītam darba līgumā.
DL gan nav norādes, vai darba līgums būtu jāparaksta, ja tas tiktu slēgts elektroniski. Atbilde meklējama regulas 910/2014 25.pantā, kas noteic elektronisko parakstu juridisko spēku. Elektroniski noslēgtam darba līgumam būtu jābūt parakstītam, tā piešķirot tam juridisko spēku. Turklāt ar elektroniski noslēgtu un parakstītu darba līgumu persona var garantēt savu tiesību nodrošināšanu, ja rodas strīds ar darba devēju par elektroniski parakstīto darba līgumu vai darba tiesiskajām attiecībām.
Darba samaksas dokumenti
Darba līgumos ir norādīta darba samaksa, kuru darbinieks saņems, veicot darbu. DL 71.panta 1.teikumā paredzēts, ka, izmaksājot darba samaksu, darba devējs izsniedz darba samaksas aprēķinu jeb algas lapiņu, kurā norādīta izmaksātā darba samaksa, ieturētie nodokļi un veiktās valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas, kā arī nostrādātās stundas, tajā skaitā virsstundas, nakts laikā un svētku dienā nostrādātās stundas.
Algas lapiņas darba devējs var izvēlēties izsniegt papīra formātā vai nosūtīt uz darbinieka norādītu e-pasta adresi. Izsniegtās algas lapiņas būtībā nekad nav parakstītas. Protams, neviens likums neaizliedz tās parakstīt, tomēr praksē tam nav vajadzības, jo algas lapiņām pārsvarā ir informatīva (tas ir, darba devējs informē par to, kas jau ir ticis sarēķināts), ne tiesiskas sekas radoša nozīme. Atbilstoši DL 31.panta 2.daļai tiesiskas sekas radīsies tikai tad, ja algas lapiņas vispār netiks izsniegtas, proti, noilguma termiņš prasības celšanai saistībā ar darba samaksas piedziņu divu gadu vietā būs trīs gadi.
Darba līguma uzteikums
Darba līgumā likums uzliek par pienākumu norādīt arī uzteikuma termiņu un kārtību. Uzteikuma paziņošana ir noteikta DL 112.1pantā. Šī panta 1.daļas 2.teikumā noteikts, ka uzteikumu otrai pusei var nosūtīt arī pa elektronisko pastu, izmantojot drošu elektronisko parakstu, ja tas noteikts darba līgumā vai darba koplīgumā. Tādējādi par šādu uzteikuma paziņošanas kārtību pusēm jau iepriekš ir jāvienojas darba līgumā, vai arī darba koplīgumā jābūt noteiktam, ka uzteikums tiks nosūtīts pa elektronisko pastu, turklāt darba līgumā jābūt norādītai attiecīgajai elektroniskā pasta adresei.
Praksē ir bijušas situācijas, kad darba devējs uzteikumu darbiniekam paziņo “WhatsApp” lietotnē. Šādas situācijas ir vērtējusi arī tiesa. Piemēram, Rīgas apgabaltiesas Civillietu tiesas kolēģija 2020.gada 25.septembra sprieduma lietā CA-2355-20/29 izskatīja darbinieka (lietā prasītājs) prasību pret darba devēju (lietā atbildētāju) par darba devēja uzteikuma atzīšanu par prettiesisku un atceļamu, pieprasot atjaunošanu darbā, darba samaksas piedziņu un morālā kaitējuma atlīdzināšanu.
Lietā strīds bija par darba devēja uzteikuma formas un uzteikuma paziņošanas kārtības atbilstību DL. Šajā lietā tiesā noteica: ja puses, nevienojoties darba līgumā par uzteikuma paziņošanas kārtību, izmantojušas “WhatsApp” lietotni dažādu organizatorisku jautājumu apspriešanai, piemēram, par darba grafiku, tas nenozīmē, ka iespējams paplašināti tulkot DL noteiktās prasības uzteikuma formai un paziņošanas kārtībai.
Turklāt arī Senāts spriedumā lietā SKC-2285-16 norādīja, ka DL 112.1pants nav tulkojams paplašināti, proti, uzteikuma nosūtīšana pa elektronisko pastu tiek uzskatīta par otrai pusei saistošu darbību tad, ja tā veikta, izmantojot drošu elektronisko parakstu, to nevar aizstāt iekšējā e-pasta sarakste, un līdz ar to minētā norma nav tulkojama paplašināti.
Tātad darba līguma uzteikuma paziņošana ir tāds tiesību institūts, kur ir noteikts specifisks regulējums. Tas skaidrojams ar to, ka ar uzteikumu tiek izbeigtas darba tiesiskās attiecības un darbinieks ir darba līguma vājākā puse, tāpēc, ja darba devējs ir nolēmis izbeigt darba tiesiskās attiecībās ar darbinieku, tas vienmēr jādara atbilstoši DL noteiktajai uzteikuma paziņošanas kārtībai.
