Uzņēmumam, kurš atbilst Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma (NIL likums jeb Novēršanas likums) prasībām, ir pienākums iecelt par likuma prasību ievērošanu uzņēmumā atbildīgu darbinieku (vai vairākus).

Kādas prasības šādai personai noteiktas likumā, un kādi ir tās pienākumi? Atbildes uz šo un citiem jautājumiem apskatīsim rakstā.

Raksta autors: Edvīns Draba, SIA “Sorainen ZAB” vecākais jurists

Līdzautors: Kristers Pētersons, SIA “Sorainen ZAB” jurista palīgs

Atbildīgajai personai ir centrālā loma NIL likuma un sankciju prasību izpildes nodrošināšanā. Proti, atbildīgajai personai ir jānodrošina, ka praksē tiek ievērotas iekšējās kontroles sistēmas procedūras, uzņēmuma vadība un citi darbinieki tās pārzina atbilstoši saviem amata pienākumiem, tiek pienācīgi veikta klientu izpēte un saglabāti izpētes rezultāti, ziņots par aizdomīgiem darījumiem un nodrošināta saziņa ar uzraudzības un kontroles iestādi u. tml.

Rakstā primāri ir apskatīti Valsts ieņēmumu dienesta (VID) uzraudzībā esošo uzņēmumu – NIL likuma subjektu – pienākumi.

Atbildīgās personas iecelšana

Uzņēmums var iecelt vairākas atbildīgās personas, bet vismaz vienai personai ir jābūt no augstākās vadības. Ar augstāko vadību tiek saprasta valde, ja to izveido, vai valdes īpaši iecelts valdes loceklis, amatpersona vai darbinieks, kuram ir pietiekamas zināšanas par NILL riskiem un pietiekami augsta līmeņa amats, lai pieņemtu lēmumus, kas skar uzņēmuma pakļautību minētajiem riskiem.

Arī Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likums (Sankciju likums) paredz NIL likuma subjekta pienākumu izstrādāt sankciju atbilstības iekšējās kontroles sistēmas procedūras. Ja sankciju atbilstības iekšējās kontroles sistēmas procedūras tiek integrētas NILL novēršanas iekšējās kontroles sistēmas procedūrās (kā tas būs lielākajai daļai uzņēmumu), ir pamats noteikt, ka par NIL likuma prasību izpildi atbildīgā persona atbild arī par sankciju atbilstības iekšējās kontroles sistēmas procedūras darbību.

NIL likuma subjektam 30 dienu laikā pēc likuma subjekta statusa iegūšanas jāpaziņo par iecelto atbildīgo personu attiecīgajai uzraudzības un kontroles institūcijai. Tāpat 30 dienu laikā ir jāpaziņo par izmaiņām atbildīgo darbinieku sastāvā.

Prasības atbildīgajai personai

Lai konkrēto fizisko personu varētu iecelt par atbildīgo personu, tai ir jāizpilda šādi kritēriji:

  • nevainojama reputācija;
  • nav sodīta par tīša nozieguma izdarīšanu pret valsti, īpašumu vai pārvaldības kārtību, tīša nozieguma izdarīšanu tautsaimniecībā vai valsts institūciju dienestā vai par tāda nozieguma izdarīšanu, kas saistīts ar terorismu, vai arī, ja persona sodīta par šādiem noziegumiem, tad sodāmība ir noņemta vai dzēsta likumā noteiktajā kārtībā;
  • pēdējā gada laikā nav piemērots sods vai sankcija (izņemot brīdinājumu) par normatīvo aktu pārkāpumu NILL vai sankciju jomā.

Atbildīgajai personai jāatbilst arī citos normatīvajos aktos noteiktajām prasībām, kas var izpausties kā konkrētās nozares regulējošo normatīvo aktu prasības. Balstoties uz riska novērtējumā balstītu pieeju, uzņēmums pats var izvirzīt vēl papildu prasības personai, kura pretendē uz atbildīgās personas amatu – piemēram, iepriekšēja pieredze NILL atbilstības vai finanšu vadības jomā, izietie kursi u. c.

Kandidātu izvērtēšana

Katram uzņēmumam jābūt izstrādātai iekšējai politikai un procedūrai, saskaņā ar kuru atbildīgās personas kandidāts tiek izvērtēts. Likums nenosaka precīzu šo dokumentu saturu. VID savās vadlīnijās “Vadlīnijas Valsts ieņēmumu dienesta uzraugāmajiem Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma subjektiem” norāda, ka atbildīgās personas novērtēšanas procesam kā minimums ir jāsatur divi galvenie elementi – reputācijas kritēriji un sodāmības pārbaudes. Papildus uzņēmumam ir jāparedz procedūra, kura nosaka, kā tiek pārbaudīts atbildīgās personas sniegtās informācijas patiesums.

Lai izvērtētu personas reputāciju, labticību un atbilstību amatam, no atbildīgās personas kandidāta būtu jāiegūst ziņas par iepriekšējo darba pieredzi, zināšanām NILL novēršanas jomā (kursiem, apmācību), kā arī sodāmību vai nelabvēlīgiem tiesas vai administratīvo iestāžu lēmumiem. To var izdarīt ar anketas palīdzību.

Uzņēmuma darbiniekam vai vadībai ir jāpārbauda iesniegtās ziņas atbilstoši iepriekš minētajai procedūrai, kā arī būtu vēlams veikt vismaz publiski pieejamas informācijas meklējumu par personu tīmeklī, lai noteiktu, vai personas biogrāfijā nav atrodamas ziņas par iepriekšēju saistību ar NILL vai citiem notikumiem, kas raisa šaubas par personas atbilstību amatam vai sniegto ziņu patiesumu. Piemēram, publiski pieejamā informācija var liecināt par to, ka kandidāts ir saistīts ar personām, kuras notiesātas par NILL vai ES sankciju pārkāpšanu.

Savukārt ziņas par sodāmību jāpārbauda vismaz Sodu reģistrā un VID tīmekļa vietnē publicētajā sodīto subjektu sarakstā.

Arī pēc atbildīgās personas iecelšanas amatā uzņēmumam ir pienākums kontrolēt, vai atbildīgā persona joprojām atbilst visām iepriekš minētajām prasībām. Papildus uzņēmumam ir jāizstrādā kārtība, kādā tiek nodrošināta atbildīgā darbinieka darbības uzraudzība, kā arī procedūra, kurā nosaka atbildīgo darbinieku pilnvaru un pienākumu sadali. Nav nepieciešams katru procedūru gatavot kā atsevišķu dokumentu – uzņēmums ir tiesīgs pats noteikt, vai kādas kārtības/procedūras var tikt apvienotas vienā vai vairākos dokumentos, vadoties pēc savas darbības apmēriem un specifikas, riska līmeņa u. c. faktoriem.

Atbildīgās personas pienākumi

Normatīvajos aktos atbildīgās personas pienākumi nav detalizēti uzskaitīti un tiem ir jābūt noteiktiem katra uzņēmuma paša izstrādātajās iekšējās kontroles sistēmas procedūrās un politikās.

Gan NIL likums, gan Sankciju likums ļauj izsecināt par šādiem atbildīgās personas pienākumiem:

  • nodrošināt (vai uzraudzīt) klientu izpēti;
  • nodrošināt iekšējās kontroles sistēmu dokumentos noteikto periodiski veicamo darbību izpildi pēc iekšējās kontroles sistēmas apstiprināšanas – risku novērtējums, klienta atkārtota izpēte, iekšējās kontroles sistēmas procedūrās paredzētie ziņojumi valdei u. tml. (jāpiebilst, ka daudziem subjektiem šis moments izpaliek);
  • uzraudzīt, ka citi uzņēmuma darbinieki sistemātiski ievēro ārējo normatīvo aktu un uzņēmuma politiku un procedūru prasības NILL novēršanas un sankciju jomā;
  • nodrošināt uzņēmuma darbinieku un vadības apmācības NILL novēršanas un sankciju jomā atbilstoši to amata pienākumiem;
  • nodrošināt informācijas apmaiņu starp uzņēmumu un uzraugošo iestādi NILL novēršanas un sankciju jomā;
  • nodrošināt ziņošanu par aizdomīgiem darījumiem, sliekšņa deklarācijām un sankciju pārkāpumiem (to mēģinājumu) attiecīgi Finanšu izlūkošanas dienestam, VID un Valsts drošības dienestam;
  • sekot līdzi normatīvā regulējuma un labās prakses izmaiņām NILL novēršanas un sankciju jomā un nodrošināt, ka uzņēmuma darbība un iekšējās kontroles sistēma atbilst šīm izmaiņām.

Ja atsevišķi tiek iecelts par NILL novēršanas un sankciju jomu atbildīgais valdes loceklis, tad viņa pārziņā var tikt nodota atbildīgās personas uzraudzība. Uzraudzības ietvaros atbildīgais valdes loceklis var veikt periodiskas atbildīgās personas pienākumu izpildes pārbaudes, piemēram, pieprasot atbildīgajai personai iesniegt atskaites vai ziņojumus. Atsevišķos gadījumos valdes loceklis var arī uzraudzīt, vai konkrētajā gadījumā tiek sagatavots un iesniegts aizdomīga darījuma ziņojums, klientam nosūtīta klienta izpētes (jeb “pazīsti savu klientu”) anketa utt.

Atbildīgās personas pilnvaras

Vadoties pēc šiem pienākumiem un izstrādājot iekšējās kontroles sistēmu, uzņēmumam ir jāpadomā arī par to, kādas pilnvaras atbildīgajai personai piešķirt, lai tā varētu savus pienākumus izpildīt efektīvi (piemēram, izdot rīkojumus uzņēmuma darbiniekiem). Tāpat ir vērts noteikt, kādus jautājumus atbildīgā persona var izlemt patstāvīgi un kādiem nepieciešams valdes vai par NILL jomu atbildīgā valdes locekļa lēmums (piemēram, ziņošana par aizdomīgiem darījumiem, darījumu attiecību izbeigšana ar klientu), kā arī – kā tiek nodrošināta atbildīgās personas uzdevumu deleģēšana citiem darbiniekiem tās prombūtnē.

Piemēram, uzņēmums var paredzēt, ka atbildīgā persona ierosina izbeigt darījumu attiecības ar klientu tādēļ, ka nav iespējams iegūt klienta izpētei nepieciešamo informāciju (NIL likums 28.pants), un sagatavo lēmumu par darījumu attiecību izbeigšanu, kuru pieņem valde vai atbildīgais valdes loceklis.

Papildus norādītajiem pienākumiem atbildīgajai personai ir nepieciešams atjaunot zināšanas. Šim nolūkam var būt noderīgi bezmaksas resursi VID mājaslapā, materiāli elektroniskās deklarēšanas sistēmā vai Finanšu izlūkošanas dienesta apmācību platforma. Atkarībā no uzņēmuma nozares un tā darbībai piemītošo risku līmeņa atbildīgā persona var apsvērt arī maksas seminārus vai kursus, tai skaitā tiešsaistē pieejamos, piemēram, Latvijā platformā “Compliance Baltic” vai ārzemēs ACAMS piedāvātos.